4 raisons d’automatiser le traitement de fichiers excel

28 janvier 2020 Data Science

Depuis de nombreuses années, Excel est un outil incontournable : suivi financier, répertoire de contacts, organisation de produits, catalogues produits, etc. Excel est un logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office, la suite Google propose un équivalent : Google Sheet. Ces deux logiciels, les principaux utilisés dans le monde, intègrent des fonctions de calcul numérique, mais aussi de représentation graphique, et d’analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique). Pour les petites organisations, le traitement des fichiers Excel est assez facile et rapide. En revanche, les entreprises plus grandes ont des volumes à traiter autrement plus importants, ce qui motive l’automatisation de tâches sur ce type de logiciel.

 

De gros volumes à nettoyer

 

Lorsque le volume de données est de l’ordre de quelques centaines de lignes, leur nettoyage peut se faire manuellement, rapidement et sans difficulté, aussi bien pour dédoublonner que pour catégoriser ou enrichir des données. En revanche, lorsque la volumétrie augmente, le nettoyage manuel devient risqué en plus d’être drastiquement plus long. En effet, les tâches répétitives à faible valeur ajoutée (marginalement) conduisent souvent à une baisse d’attention et peuvent conduire à un mauvais nettoyage de la donnée.

Des besoins réguliers

 

Quand vous êtes devant un gros fichier à nettoyer ponctuellement, vous pouvez faire l’effort de le faire manuellement, ou avec simplement quelques formules. Si toutefois la volumétrie est raisonnable. Mais votre métier implique sans doute de devoir le faire régulièrement. Vous pouvez dédier une équipe ou ajuster votre mission/métier pour palier aux difficultés techniques liées au nettoyage de vos données, ou bien utiliser des logiciels pour automatiser efficacement le nettoyage.

Un besoin d’efficacité

 

Si vous êtes confronté à de gros volumes à nettoyer quasi quotidiennement, vous allez vite vous rendre compte que le traitement manuel représente, en plus d’un risque opérationnel, une perte d’efficacité et donc d’argent. Nous avons déjà vu des équipes dont la mission de nettoyage des données représentaient plus d’un tiers de leurs temps alors que ce n’est pas le cœur de leur métier. Les outils mettant à profit l’Intelligence Artificielle au service de la qualité de la donnée sont un véritable atout pour gagner en efficacité et permettre à vos équipes de se recentrer sur leur métier.

Un besoin d’intelligence à grande échelle

 

Certains cas d’usage nécessitent une qualité de donnée particulièrement élevée, ce qui nécessite une attention et un traitement particulier de la donnée lorsque vous voulez les nettoyer ou les enrichir. La communauté autour de l’intelligence artificielle se concentre depuis peu sur l’importance de la qualité de données. De nouveaux algorithmes et de nouvelles technologies sont en train d’émerger afin de permettre un nettoyage et un enrichissement efficace de la donnée, dans le respect de votre expertise et au service de votre métier.

 

Pour conclure,

Excel, un des logiciels les plus utilisés dans le monde de l’entreprise, est un outil qui permet à de nombreux métiers de simplifier leur quotidien. Néanmoins, il peut s’avérer être inadapté pour nettoyer et enrichir simplement un volume important de données, tout en tenant compte de votre expertise. Si vous avez, au quotidien, à gérer des fichiers Excel à fort volume, nous vous invitons à lire notre article proposant 3 méthodes pour nettoyer des gros volumes de données. Notre équipe peut aussi vous aider, n’hésitez pas à nous contacter.

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