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L’Intelligence Artificielle au service des Directions des Achats

mars 27th, 2020 Posted by Intelligence artificielle, Procurement 0 thoughts on “L’Intelligence Artificielle au service des Directions des Achats”

Dans cette course à la performance que se livrent les entreprises, l’Intelligence Artificielle représente un des leviers les plus intéressants, parmi toutes les nouvelles technologies. A tel point que, d’après une étude réalisée par Accenture, d’ici 2035 L’IA serait capable d’augmenter de près de 38% la productivité et la rentabilité des entreprises. 

 

Poussée par l’augmentation des données disponibles et la baisse du coût de la puissance de calcul, l’Intelligence Artificielle se retrouve de plus en plus dans de nombreuses applications. Après s’être répandue dans les applications grands publics, l’Intelligence Artificielle est en train de se déployer dans des solutions digitales dans de nombreux domaines professionnels. Notamment auprès des métiers des achats, dont l’activité, par nature, dépend fortement des données.

 

L’IA intervient aujourd’hui dans l’objectif d’assister la Direction des Achats dans certaines missions, essentiellement les tâches répétitives. Grâce à l’automatisation de certains processus que l’IA permet, les machines pourraient être considérées comme de véritables collaborateurs. Il est intéressant de savoir comment cette collaboration pourrait s’établir, et l’impact qu’elle pourrait avoir sur le métier de Directeur des Achats.  

 

Les bénéfices de l’IA 

 

La différence entre l’Intelligence Artificielle et la programmation classique se trouve à la fois dans les moyens mais aussi dans les mécanismes d’acquisition des connaissances. Les technologies dotées d’IA peuvent traiter des scénarios non structurés et développer un processus d’apprentissage en continu. Cela veut dire que les machines mettant à profit l’Intelligence Artificielle peuvent réaliser des tâches qui demandent des capacités propres au cerveau humain comme le raisonnement, la recherche d’information, l’apprentissage…

 

Les informations 

L’IA a la capacité d’analyser une grande quantité d’information, et permet de livrer rapidement des informations beaucoup plus pertinentes. Cela facilite et améliore la prise de décision des équipes achats. 

 

La productivité 

D’après une étude de l’éditeur de solutions de gestion des achats GEP, L’IA peut réduire entre 25 et 60 % la durée moyenne du traitement des processus achats, notamment car elle est travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

 

Les économies 

Toujours d’après cette étude de GEP, une analyse des dépenses et du panel fournisseurs avec l’IA pourrait générer entre 5% et 40% d’économies supplémentaire. En outre, elle permet aussi de réduire entre 30% et 40% les coûts de traitement. Par exemple, en affectant le support technique de niveau 1-2 à des chatbots. 

 

 L’IA pour le traitement des données 

 

Une Intelligence Artificielle est un ensemble d’algorithmes entraînés à apprendre et à restituer des tâches simples. L’IA arrive à obtenir des capacités similaires à celles d’un cerveau humain sur ces tâches simples, grâce à cette capacité d’apprentissage et de déduction. Combiner la rapidité et la puissance de ces algorithmes à l’intelligence et à l’esprit analytique humain laisse entrevoir de nombreuses opportunités pour les entreprises. 

 

La majorité des organisations ont à leur disposition des données provenant de sources très diversifiées. Les contrats, les transactions, les fichiers, les rapports, les catalogues, autant d’éléments qui génèrent de grands volumes de données dans vos bases. Il apparaît comme évident que cela présente un intérêt stratégique de les connecter avec les données achats. 

 

L’Intelligence Artificielle est une solution innovante et efficace en réponse aux trois défis du traitement des données : 

  • La qualité des données à l’entrée
  • La classification des données selon des catégories exploitables
  • Le volume à traiter 

 

Grâce à l’Intelligence Artificielle, les données sont consolidées automatiquement et indexées en temps réel. Cela permet à vos équipes de ne pas perdre de temps à traiter les données à la main et aussi de les exploiter en continu. Ainsi, toutes les décisions des achats sont prises en adéquation avec les besoins réels et actualisés de chacun des métiers de votre organisation. 

 

L’IA pour le P2P 

 

Le “Procure-to-Pay”, aussi nommé Purchase-to-Pay ou P2P, englobe 3 processus principaux du cycle de vie des achats : la demande d’achat, l’achat, et le règlement du paiement. 

 

Le processus Procure-To-Pay couvre généralement les étapes allant de la recherche de produits à la mise à jour du compte fournisseur. Entre ces deux étapes, on retrouve notamment: 

 

  • La recherche de produits
  • La création d’un panier
  • La création de la demande d’achat
  • Le traitement et l’autorisation de la demande
  • La création du bon de commande ou d’achat
  • La réception des marchandises
  • L’évaluation de la conformité à la commande
  • La réception de la facture
  • Le rapprochement et le traitement de la facture
  • Le règlement du paiement
  • La mise à jour du compte fournisseur

 

Bien entendu, chaque entreprise définit son propre processus P2P, et peut y ajouter ou retirer des étapes.

 

En quoi consistent les solutions Procure-to-Pay ?

 

Elles se définissent comme des solutions qui présentent les offres des fournisseurs aux utilisateurs, grâce à des catalogues électroniques type Punch-Out, e-catalogue ou API. Puis elles digitalisent, automatisent, et optimisent les processus achats et financiers cités précédemment. Ces solutions prennent en charge à la fois les activités de contrôle, vérification, validation et gestion documentaire. Cela octroie aux entreprises un meilleur contrôle de leurs achats et une plus grande efficacité. 

 

Les applications concrètes de l’IA dans le P2P

 

L’analyse intelligente des données délivre de la valeur à chaque étape du processus Procure-To-Pay. Cela donne la possibilité à la fois d’optimiser l’efficacité de chacune des étapes et de perfectionner l’ensemble de la chaîne P2P. Le déploiement de solutions utilisant de l’IA présente donc un réel intérêt, à tous les niveaux du processus :  

 

Traitement et exploitation des données

  • Automatiser la consolidation, le dédoublonnage et la distribution des données dans les catégories.
  • Mieux cibler les gisements d’économies.
  • Accélérer la prise de décision.
  • Approfondir la connaissance des marchés.
  • Mieux anticiper les risques fournisseurs.

 

Gestion des catégories d’achats

  • Améliorer la structure et standardiser la nomenclature de chaque catégorie d’achats.
  • Mieux identifier les économies d’échelle potentielles.
  • Affiner la précision des indicateurs.

 

Automatisation et temps réel

  • Intégrer les données entrantes selon un cadencement choisi, qui peut être horaire.
  • Identifier immédiatement les anomalies et les tendances.
  • Dessiner des trajectoires référentes pour chaque action.
  • Améliorer la contribution de chaque responsable achats à la performance globale.

 

Analyse décisionnelle

  • Mesurer les variables de coûts avant et après un événement achats pour améliorer les actions collectives.
  • Réduire les coûts totaux de possession (TCO). Un précédent article centré sur le TCO peut contribuer à donner à ce bénéfice de l’IA toute sa dimension.

 

Reporting

  • Générer automatiquement des rapports sous différents formats, intégrant des tableaux de bord.
  • Personnaliser les analyses en fonction des sujets et des destinataires.  

 

Gestion des contrats

  • Mettre en œuvre des techniques neuro-linguistiques pour réviser les contrats rapidement et en profondeur.
  • Gérer le calendrier de rédaction de façon dynamique, avec notifications sur les clauses clés.
  • Détecter et signaler les écarts dans une perspective commune client/fournisseur d’amélioration continue.

 

L’Intelligence Artificielle facilite la vie de la Direction des Achats, et permet de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme le sourcing, l’innovation, la stratégie, etc. 

 

Intégrer l’Intelligence Artificielle dans le P2P est annonciateur d’un gain significatif en efficacité. Toutefois, il s’agit d’un projet à part entière. Cela demande du temps, des ressources et de l’énergie. Dans ce cadre, les vertus de l’IA ne se limiteront pas qu’aux achats, mais auront des effets bénéfiques dans toute l’entreprise. L’adhésion de tous est primordiale. La mise en relation de l’impact de l’IA sur la stratégie globale de l’entreprise peut aider en ce sens.

 

L’IA pour le RPA

 

La dénomination RPA signifie Robotic Process Automation, ou automatisation des processus robotiques, en français. Deloitte a partagé une définition assez claire : « [Les solutions d’automatisation des processus robotiques] peuvent traiter n’importe quelles données d’entrée en exécutant, telle une macro, une série d’actions préprogrammées et en suivant des règles métiers prédéfinies. »

 

Quand vous entendez parler de RPA (Robotic Process Automation), il y a de fortes chances que cela vous évoque soit l’automatisation des lignes de montage, soit la numérisation et la reconnaissance automatique des factures pour les plus à jour. Ne fermez pas l’article en vous disant que cela ne concerne pas les Directions des Achats ! La RPA peut vraiment vous aider à rendre votre fonction encore plus performante ! Nous allons voir dans la partie suivante quelques exemples pratiques. 

 

Depuis ses débuts comme technologie d’automatisation appliquée à la capture des données, la RPA a considérablement progressé. Dans un premier temps, elle s’est orientée vers les usages de numérisation des documents, notamment dans le domaine des Achats et de la gestion des approvisionnements. Aujourd’hui, cette technologie fait maintenant plus largement référence à toute automatisation des processus métiers, appelés BPA – Business Process Automation. De plus, elle s’est enrichie des apports des dernières technologies liées à l’Intelligence Artificielle. 

 

L’IA et la RPA au service des Achats

 

Vous vous demandez si la RPA peut-elle être utile pour la gestion des Achats de votre organisation ? Réfléchissez au nombre d’heures que vous ou vos équipes passez à effectuer des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à chacune des étapes de votre processus d’achats. La RPA vous offre un large éventail de possibilités pour optimiser les processus et réduire les temps de traitement.

 

Voici une liste non-exhaustive d’usage de l’IA et la RPA pour les achats :

 

  • Centraliser, nettoyer et catégoriser les données pour l’analyse des dépenses.
  • Récolter des données pour la compréhension du marché.
  • Créer et remplir des modèles de coût
  • Remplir des modèles d’optimisation avec des données commerciales et d’offres fournisseurs.
  • Rédiger des contrats à partir de modèles, d’offres sélectionnées et de soumissions d’offres fournisseurs en ligne.
  • Créer et envoyer des bons de commandes automatisés basés sur les niveaux des inventaires, et les tendances des points de vente.
  • Automatiser la réception et le rapprochement des factures (N-way matching).
  • Une file d’attente automatisée pour les paiements et des escomptes dynamiques ou pour paiement anticipé basés sur le rapprochement, l’acceptation du fournisseur, et l’analyse de la trésorerie.
  • L’achat guidé dans le catalogue : indiquer aux employés d’une organisation s’ils devraient faire leur achat dans tel ou tel catalogue, envoyer une demande au support Achats, ou simplement faire un « achat au comptoir ».
  • L’achat guidé hors catalogue qui détermine si un besoin doit être couvert par un achat sur catalogue, une demande de devis, ou encore un appel d’offre orienté sourcing stratégique.

 

Nous le rappelons, c’est une liste non-exhaustive. On aurait également pu parler du mapping des données, ou l’intégration inter-systèmes des référentiels de données. Dans ces problématiques, la RPA peut vous permettre d’harmoniser et unifier vos processus dans vos différentes entités. Tout cela sans la mise en place d’interfaces techniques, à la fois coûteuses, complexes, et chronophages. 

 

Conclusion 

 

Les Directions des Achats ont tout intérêt à considérer l’Intelligence Artificielle comme une aubaine et à saisir les opportunités qu’elle présente pour leur métier. Aujourd’hui, le rôle de la Direction des Achats est plus que jamais stratégique. En prenant part l’orchestration de la transformation digitale de son organisation, elle crée encore plus de valeur pour son entreprise. 

 

Pour y arriver, les nouvelles technologies, notamment l’Intelligence Artificielle, sont de véritables leviers d’innovation. L’IA intervient sur l’ensemble des missions de la Direction des Achats. Grâce à cette dernière, de nombreuses tâches fastidieuses peuvent être automatisées. Cela libère vos équipes qui peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Démocratiser l’accès à ces technologies devient donc primordial. Il vous faudra privilégier les solutions faciles à prendre en main et rapides à déployer. 

 

Si vous souhaitez échanger sur vos problématiques et voir si l’Intelligence Artificielle peut vous aider, n’hésitez pas à nous contacter.

Data et IA : l’arme magique des équipes marketing ?

mars 16th, 2020 Posted by Data Science, Intelligence artificielle, Procurement, Retail & Marketplace 0 thoughts on “Data et IA : l’arme magique des équipes marketing ?”

L’intelligence artificielle est en train de révolutionner de nombreux secteurs et de nombreux métiers. Les métiers du marketing ont été parmi les premiers à utiliser l’IA. Grâce à cette nouvelle technologie, les entreprises peuvent désormais profiter d’analyses et d’informations plus pertinentes. Parmi les bénéfices de cette technologie, on peut inclure l’optimisation et la meilleure orientation des campagnes grâce à une connaissance client plus fine et l’anticipation des tendances futures. Toutefois, il y a quelques écueils à éviter. 

 

Les données en marketing

 

Ces dernières années, le volume de données disponibles pour les marques ne cesse d’augmenter. En effet, le développement du e-commerce, des objets connectés, des nouveaux canaux de communication (les réseaux sociaux, les tchats en ligne, etc.) ont permis aux marques de récolter un très grand nombre d’informations sur leurs clients, leurs prospects, malgré la récente mise en place d’une réglementation rgpd stricte. Ainsi, les marques peuvent croiser leurs sources d’informations pour connaître en détail le profil de leurs acheteurs : leur âge, leurs loisirs, leur environnement, leurs centres d’intérêts, leurs achats, leurs retours, leurs visites en boutique, etc. 

 

L’objectif de cette collecte de données est d’atteindre le Graal de toute équipe marketing : la satisfaction du client dans son expérience avec la marque. Une expérience client ou utilisateur réussie, c’est lorsque vous avez comblé, voire surpassé, les besoins et attentes de votre client en laissant un souvenir positif et fort. Pour y arriver, la première étape est de connaître vos clients pour personnaliser leur expérience. Vous comprenez donc l’intérêt de collecter un maximum d’informations et de les analyser ensuite. Vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées pour parvenir à vos objectifs.

 

Dans le contexte actuel de forte concurrence, les équipes marketing vont devoir redoubler d’efforts pour atteindre ce Graal. Pour collecter des données et les utiliser, l’intelligence artificielle aura un véritable impact pour les métiers marketing. 

 

L’IA en pratique dans les métiers marketing

 

L’IA pour prédire

 

Une fois collectées, les données doivent être analysées pour être utilisées à bon escient. La puissance de l’intelligence artificielle mise au service de l’analyse des historiques de vente, et l’analyse sémantique sur les réseaux sociaux, permet aux marques d’en déduire des prévisions de vente et de détecter des tendances. Ces résultats les aident à optimiser leurs stocks pour satisfaire la demande sans rupture, optimiser les livraisons. Prévoir l’avenir en détectant des tendances a un impact direct sur le chiffre d’affaire : moins d’invendus, des clients satisfaits et donc plus fidèles, plus de vente. Mais surtout sur les marges, avec des prévisions justes, il est plus facile de négocier avec ses fournisseurs et d’anticiper ses coûts logistiques. 

 

L’IA pour communiquer

 

La satisfaction des clients passe aussi par la relation qu’ils entretiennent avec la marque. La démultiplication des canaux de communication a renforcé ce besoin de communiquer des consommateurs pendant ou après l’acte d’achat. Le challenge des équipes marketing se trouve aussi dans la rapidité et la pertinence des réponses apportées. Dans ce contexte, l’intelligence artificielle a permis l’essor de solutions de chatbot permettant de répondre aux questions rapidement et sans interruption. L’IA aide aussi les conseillers en relation client en les guidant dans leur conversation et en les assistant en poussant les bonnes informations. 

 

L’IA pour personnaliser

 

Pouvoir dresser des profils détaillés de ses clients et prospects permet aux marques d’établir une segmentation plus fine. Par conséquent, les marketeurs peuvent personnaliser l’expérience client, notamment en e-commerce. Les sites peuvent dynamiquement et intelligemment s’adapter à l’internaute pour lui fournir une expérience personnalisée, pour lui proposer des articles qui lui correspondent. Vous augmentez ainsi les chances de vendre. La personnalisation du discours améliore considérablement l’expérience client. 

 

Dans la continuité de personnalisation, vous pouvez utiliser l’intelligence artificielle dans les campagnes de publicité. Les algorithmes sont capables de vous aider à proposer des promotions ciblées selon les goûts, les envies, les besoins de vos différents profils de clients. L’analyse concurrentielle avec de l’IA vous donne la possibilité d’optimiser les prix en quasi-temps réel. Longtemps dédiée à l’hôtellerie et aux transports, cette pratique de prix dynamiques s’étend à de plus en plus de secteurs. 

 

Quelques conseils 

 

L’intérêt et l’impact, que peut avoir l’intelligence artificielle sur les métiers du marketing, ont déjà fait leurs preuves. Cependant, nous souhaitons aussi aborder les points sur lesquels être attentifs. Il ne s’agit pas là de relativiser le pouvoir de l’intelligence artificielle, mais plutôt de vous alerter pour vous permettre de réussir vos projets d’IA. 

 

La qualité des données 

 

Le premier point que nous souhaitons mettre en lumière est certainement le plus important de cette dernière partie. L’intelligence artificielle est puissante si et seulement si les données sont fiables. Autrement dit, si elles sont propres : aucun doublon, une nomenclature unifiée, les informations complètes, etc. Une nomenclature non unifiée dans vos données entraîne de nombreux doublons. Le danger des doublons est réel. Si vous avez beaucoup de doublons dans votre base client, votre connaissance client sera faussée. Dans ce cas, non seulement votre relation client risque d’en pâtir, mais vos prévisions seront fausses, ce qui vous entraînera vers de mauvaises décisions. Si vous multipliez les doublons dans vos produits, au-delà d’une expérience utilisateur complexe, vous risquez aussi de pénaliser votre SEO : en effet Google traque les “duplicate content” sur les sites internets et ne référencera pas des fiches produits en doublons trop nombreux par exemple. 

 

Plus vous avez de données, plus ce travail de traitement est long. Plus vous avez de sources de collecte, plus ce travail est fastidieux. Le temps que cela représente, et donc le coût, amène de nombreuses entreprises à sous-traiter. Les risques d’erreurs augmentent, car la connaissance métier des données est essentielle. Aujourd’hui, il existe des solutions d’automatisation du traitement des données par l’intelligence artificielle, comme UNiFAi. 

 

Avec l’essor du Big Data, tout le monde s’est mis à collecter et stocker des données. Mais si vous basez vos analyses, vos actions automatisées sur des données de mauvaise qualité, vous obtiendrez des résultats de très mauvaise qualité. Les risques sont évidemment principalement financiers, mais votre image peut aussi être touchée. 

 

Le déploiement de l’IA

 

Les possibilités de l’intelligence artificielle sont si larges que les projets représentent très souvent un grand terrain de jeu dans lequel on peut vite se perdre. Nous vous conseillons de bien cadrer les projets un à un et de les implémenter un à un. L’objectif est aussi de pouvoir réduire le temps de mise en place de ces projets et intensifier le déploiement à grande échelle. 

 

Présente chez les acteurs “digital-natives” depuis leurs créations, les acteurs traditionnels ont plus de difficultés à implémenter cette nouvelle technologie. C’est, en effet, plus complexe car, pour beaucoup, ils sont encore en phase de digitalisation. La conduite du changement d’aussi grands effectifs et de processus ancrés augmente le temps nécessaire à une adoption intégrale. Les acteurs traditionnels ne voulant pas louper le train de l’IA, ont trouvé une bonne alternative en développant des équipes Data pour ne pas prendre trop de retard. 

 

Pour conclure, 

 

Les données à la disposition des équipes marketing sont nombreuses. Elles augmentent leur valeur lorsqu’elles sont utilisées avec de l’Intelligence Artificielle. Au service de l’expérience et la satisfaction de vos clients, ce combo devient une arme magique pour les équipes marketing. 

Si vous souhaitez échanger sur vos données, Maximilien Baudry, notre co-fondateur et Docteur en IA sera ravi de pouvoir vous conseiller.  

 

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